Los investigadores pueden publicar un artículo en el repositorio de su institución a través de una licencia de publicación otorgada a la institución, pero no en exclusiva. Esto permite a los investigadores que su artículo pueda ser publicado en otro tipo de medios si así lo deciden, y al ser una licencia sólo de publicación no renuncian a sus derechos de autor, puesto que éstos derechos no se ceden en la licencia.
De esta manera los investigadores también podrán publicar su artículo en un repositorio de acceso abierto o en una revista digital. En estos casos la publicación del artículo puede estar condicionada a restricciones o filtros y modificaciones (incluso obligarle a retirar la licencia otorgada a su institución), y conllevará un gasto para el creador pero también le puede ofrecer más ventajas: mayor difusión, prestigio, revisión gramatical, revisión científica, asesoramiento.
La conclusión es que los repositorios institucionales deben ser un espacio de garantía y libertad para la difusión del conocimiento cuya pretensión no es sustituir a otros medios más convencionales, formales o comerciales. Todo dependerá de la política de gestión de la producción del conocimiento de las instituciones y su política en relación con esos otros medios.
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